Wie digitale Pressespiegel die Kommunikationsarbeit erleichtern

Ein Praxisbeispiel der DFS Deutsche Flugsicherung GmbH

Unser Bericht aus der Praxis zeigt, wie Kommunikationsverantwortliche der DFS durch die Digitalisierung und Professionalisierung des Pressespiegels ihre Arbeit verbesserten. Außerdem erfahren Sie, wie der gezielte Einsatz des digitalen Pressespiegels sowohl die interne als auch die externe Kommunikation fördert.

Das Ziel: Durch ein digitales Presseclipping den Informationsbedarf decken

Wer kennt es nicht? Die Pressemitteilung ist versendet und danach warten Sie gespannt auf Veröffentlichungen.
Im Zuge der Digitalisierung der Medienlandschaft ist die Anzahl der Kanäle und Medien immens gestiegen – dabei den Überblick zu behalten, alles zu erfassen sowie auf Entwicklungen zu reagieren fällt zunehmend schwer. Das stellte und stellt PR-Profis und Kommunikationsbereiche vor neue Herausforderungen.

Auch Kristina Kelek, Pressesprecherin der DFS Deutsche Flugsicherung, machte vor einigen Jahren diese Erfahrung. Immer mehr, immer schnellere Berichterstattung und entsprechend höhere Anforderungen an Medienbeobachtung und Pressespiegel durch das Management. Innerhalb der DFS verantwortet sie die Erstellung des Medienclippings in Form eines täglichen Pressespiegels, inklusive des Reportings an die Geschäftsführung und der Veröffentlichung via Intranet.

Die Lösung: Pressespiegel selbst erstellen – aber mit dem richtigen Tool

Nach weiteren Recherchen und schließlich auf Empfehlung von Kommunikationskolleg:innen haben wir uns für die PMG Presse-Monitor GmbH mit ihrer Datenbank und ihrer Lösung für das Erstellen und Versenden von digitalen Pressespiegeln entschieden. Während eines kostenlosen Tests konnten wir alle Funktionen für uns testen. 

Aus diesen Gründen haben wir uns für die Lösung der PMG entschieden: 

1. Das Medienset 

• Zur allgemeinen Medienbeobachtung bietet die PMG  die größte tagesaktuelle Pressedatenbank im DACH-Raum. 
• Das ermöglicht uns, alle Veröffentlichungen unkompliziert zu erfassen.
• Besonders vorteilhaft für uns: Auch die Online-Berichterstattung läuft problemlos ein und wird mehrmals täglich aktualisiert. 
• Darüber hinaus ermöglicht das Portal der PMG eine passgenaue Auswahl der Clippings, die täglich in den Pressespiegel eingebunden werden sollen. 

2. Einfach digitale Pressespiegel erstellen 

• Der tägliche Pressespiegel lässt sich einfach, schnell und unkompliziert erstellen – digital, ohne Drucker, Ausschneiden oder Binden. 
• Dabei ist zusätzlich das Einfügen der gegebenenfalls vorhandenen Bilder sowie Grafiken mit nur einem Klick möglich.
• Besonderes Highlight ist die Möglichkeit, den Pressespiegel ganz einfach um eigene Inhalte wie Pressemitteilungen oder anderen hauseigenen Content zu ergänzen.

3. Transparenz der Kosten

• Durch die transparente Preisauszeichnung jedes Artikels entsprechend unserer Leserzahl und die im Portal integrierte Budgetkontrolle ist bei der Auswahl der Artikel immer eine genaue Kalkulation der Kosten gegeben. Damit sind wir in der Lage, Artikel nach wirtschaftlichen Vorgaben einzukaufen und bereitzustellen. 

4. Reporting 

Die PMG Pressedatenbank bietet verschiedene Möglichkeiten, die Veröffentlichungen zu exportieren sowie Leserkreise flexibel anzupassen. 

• Das vereinfacht das Reporting an die Geschäftsführung und die interne Kommunikation enorm. So bieten wir täglich zwei Pressespiegel an: 
• Eine ausführliche Version für die Geschäftsführung,. Hierfür nutzen wir auch Möglichkeiten Artikel im Originallayout abzubilden, zum Beispiel mit dem PDF-Clipper. Der Vorteil dabei ist, dass die Platzierung des Artikels auf der Seite einer Publikation klar ersichtlich ist – inklusive Bebilderung. Einige Kolleginnen und Kollegen möchten ihre Interviews oder Statements gerne als Original-Ausschnitt oder Ganzseitenartikel im Pressespiegel dargestellt haben. Das können wir so ermöglichen. 
• Eine gekürzte Version, die wir über das Intranet weiteren Kolleginnen und Kollegen zugänglich machen. 

5. Flexible Suche und Artikelansicht vor Kauf

• Ein weiterer Vorteil, der die tägliche Arbeit erleichtert, ist die flexible Anpassung der Suchbegriffe: Neben dem fest eingerichteten Set an Suchbegriffen, die in das tägliche Monitoring laufen, ist es immer möglich, selbst weitere temporäre Suchen aufzusetzen und so oft wie nötig anzupassen. 
• Diese flexiblen Suchen helfen bei der Recherche: Die gelieferten Artikel bieten einen guten Überblick und liefern frühzeitig Informationen zu neuen Themen. 
• Ein großes Plus ist die Möglichkeit, die Artikel vor dem Kauf zu lesen. Das ist wirklich sehr hilfreich und effizient. So verfolgen wir für uns wichtige Themen stetig, bleiben auf dem Laufenden und sind stets gut informiert. 

6. Versand des Pressespiegels

• Ist der digitale Pressespiegel erstellt, kann er direkt aus der Pressedatenbank per Knopfdruck an einen ausgewählten Verteiler versendet werden. 
• Dabei ist sehr hilfreich, dass man unterschiedliche Vorlagen einrichten kann und dabei Punkte wie die Versand-E-Mail-Adresse, das Layout-Design sowie die angezeigten Metadaten auswählbar sind.