Papier-Pressespiegel
Auch wenn Sie immer seltener vorkommen, haben Papier-Pressespiegel dennoch ihre Bedeutung in einigen Institutionen. PR-Abteilungen erstellen ihren Pressespiegel auf Papierbasis in der Regel in fünf Schritten:
- Recherche in Printausgaben von Zeitungen und Zeitschriften
- Ausschneiden oder Kopieren der relevanten Beiträge, u. U. auch Abbildungen und Grafiken
- Zusammenstellen der Ausschnitte oder der Kopien zu einem Pressespiegel-Dokument
- Vervielfältigung des ursprünglichen Pressespiegel-Dokuments durch Kopieren
- Verbreitung bzw. Weiterleitung an den Leserkreis in der Organisation
In der Regel erstellt und verbreitet die zuständige Fachabteilung in einer Organisation den Papier-Pressespiegel. Alternativ bieten auch externe Dienstleister (Medienmonitoring-Organisation, Clipping-Dienst, Medienbeobachtungsdienst) diese Leistung gegen Bezahlung an. In diesem Fall erfolgt die Medienbeobachtung und Pressespiegel-Erstellung nach den individuellen Vorgaben des Auftraggebers.
In jedem Fall ist wichtig: Die im Pressespiegel verwendeten und in der Organisation verbreiteten Artikel sind zu lizenzieren. Das heißt, die Organisation muss die Rechte zur entsprechenden Vervielfältigung von den Rechteinhabern erwerben.
Digitaler Pressespiegel
Wie der Name schon verrät: Bei digitalen Pressespiegeln (früher: elektronische Pressespiegel) greifen Nutzerinnen und Nutzer auf alle Inhalte in digitaler Form zu. Vollständige Pressespiegel oder einzelne Beiträge lassen sich digital speichern, verarbeiten und den Leserinnen und Lesern einer Organisation bereitstellen. Die Inhalte stammen in der Regel aus klassischen Printausgaben und den begleitenden Online-Titeln von Presseerzeugnissen.
Bei Print-Medien ist es nötig, zuvor ausgewählte Artikel, Seiten oder komplette Ausgaben durch Einscannen zu digitalisieren (Stichwort: Eigendigitalisierung). Unter bestimmten Voraussetzungen ist es erlaubt, auch ganze Ausgaben von Zeitungen oder Zeitschriften einzuscannen. In diesem Fall kann die Auswahl der relevanten Beiträge auch im Nachhinein erfolgen, wenn die Daten bereits digital vorliegen.
Stammen die Inhalte, die in einen Pressespiegel fließen sollen, bereits aus Online-Quellen, erübrigt sich deren erneutes Einscannen. In diesem Fall müssen die Pressespiegel-Redakteure die Beiträge nur noch auswerten. Das geschieht immer auf der Basis der Recherchevorgaben, die eine Presseabteilung im Vorfeld für ihre Medienbeobachtung festlegt.
Abschließend stellt das zuständige Team die ausgewählten, relevanten Beiträge dem Leserkreis per E-Mail oder als Download, z. B. im Intranet, zur Lektüre bereit.
Die genannten Schritte übernimmt innerhalb einer Organisation z. B. die zuständige Pressestelle oder Kommunikationsabteilung. Eine alternative Lösung ist auch hier, einen externen Medienbeobachter zu beauftragen.
Selbstverständlich gilt auch bei digitalen Pressespiegeln die Pflicht, die verwendeten Artikel zu lizenzieren. Das heißt, Ihre Organisation muss alle Rechte zur Vervielfältigung von den Rechteinhabern erwerben.